Guião do Episódio

Olá, bem-vindos ao podcast Casa Trabalho Casa, o meu nome é Rute Brito…

Ana Relvas

E o meu nome é Ana Relvas e hoje vamos partilhar 2 dicas para gestores de equipas que querem ser eficazes

Rute Brito

Já tivemos vários ouvintes a pedirem-nos dicas para gerirem melhor equipas, tanto aqueles com experiência como os “verdinhos” como um dos nossos ouvintes se intitulou. Tu tens vários cursos em que ajudas gestores de equipas a tornarem-se mais eficazes, não é? Qual é o top dos problemas que encontras?

Ana Relvas

• Ui… uma lista grande mas o que me inspira é que alguns estão nas mãos dos gestores influenciarem.

• Queixam-se por exemplo que as equipas por vezes não realizam o que têm para fazer, ou com a qualidade desejada, ou não cumprem prazos, ou não são proativas a identificar problemas e resolvê-los.

• Às vezes acham que o problema é uma má gestão de tempo individual e desmotivação mas não é só.

• Há várias causas para isto e algumas demoram um pouco a resolver mas há duas dicas que podem ajudar e que estão nas mãos dos gestores implementarem.

• A primeira é usarem algum tipo de plataforma que agregue as atividades de todos: o que há a fazer, quem é responsável e o prazo. Surpreendentemente muitas empresas não têm isto.

  • Quando pergunto: “Como gerem tarefas, que tipo de ferramentas usam?” a resposta normalmente é vaga ou “cada um faz como quer” ou cada projeto tem a sua metodologia.
  • A informação está espalhada por atas, exceis, e mensagens no teams. E passam a responsabilidade de se organizaram para quem executa
  • Há imensas ferramentas informáticas que permitem ter este registo no computador e no telemóvel e assim cada um consegue filtrar o que é da sua responsabilidade e organizar-se para cumprir.
  • Quem gere tem essa informação organizada e pode ir acompanhando o estado das tarefas. Podemos deixar nas shownotes algumas sugestões. Quais usas?

  Rute Brito

  Já usei várias: trello, asana, airtable, smartsheets, o próprio notion também já dá para fazer embora seja mais focado em documentação… o meu preferido continua a ser o trello - pela simplicidade e UI. Mas o Monday está com muita hype e infelizmente não tive oportunidade de usar ainda.

  Ana Relvas

  • Também gosto do trello e o Asana. O Clickup oferece bons recursos para o gestor mas depois também permite aplicar boas práticas de gestão de tempo individuais. Há imensas.
  • É importante largar a ideia de que tem de ser grátis. Tem é de resolver o problema e o grátis nem sempre faz isso.
  • Eficácia é tempo e dinheiro aqui! Idealmente deve ser uma solução usada por toda a empresa.
  • E isto às vezes é um obstáculo pois quem pode decidir não tem estas preocupações, acham que é responsabilidade de cada um organizar-se. Por isso acho importante os gestores promoverem esta discussão internamente.
  • Resumindo, a boa prática é não ter informação espalhada, haver um sítio que cada um consulta e sabe o que tem a fazer, prioritiza, e organiza-se.
  • Mas isto nem tem de ser informático. Já vi equipas a funcionarem bem com um quadro branco com postits, os famosos quadros kanban.

Rute Brito

O que te ouvi dizer toca em muita coisa fundamental e acho que esta tua primeira dica no fundo é um 3 em 1:

1. Ter o que se chama de single source of truth - um único sítio que é onde está a informação relevante, sempre actualizada para poder ser consultada por qualquer pessoa em qualquer momento.
2. Processos de documentação - definir como vamos criar e manter a prática de documentar tudo o que é conversado, decidido e feito. Isto para mim é das coisas mais importantes na gestão de uma empresa e de uma equipa e é muito subvalorizado.